Partner für Handwerksbetriebe: Wir entlasten Sie bei Büroarbeit & Organisation!

✅ Vergabemanagement & Ausschreibungsverfahren

• Durchführung und Begleitung öffentlicher und EU-weiter Ausschreibungen
• Erstellung und Prüfung von Ausschreibungsunterlagen gemäß VOB/A, VOL/A und UVgO
• Recherche und Identifikation relevanter Ausschreibungen
• Angebotsauswertung und wirtschaftliche Bewertung der Bieterangebote
• Dokumentation des gesamten Vergabeprozesses
• Kommunikation mit Bietern, Vergabestellen und internen Fachabteilungen
• Überprüfung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Fristen
• Erstellung von Vergabevorschlägen und Vergabevermerken
• Nachbereitung und Dokumentation von Vergabeentscheidungen
• Erstellung und Verwaltung von Verträgen mit Auftragnehmern
• Nachverfolgung und Überprüfung von Fristen und Gewährleistungszeiträumen

✅ Vertrags- & Nachtragsmanagement

• Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen mit Auftragnehmern und Dienstleistern
• Bearbeitung von Nachträgen und Vertragsänderungen
• Überwachung der Vertragserfüllung und Fristenkontrolle
• Dokumentation und Archivierung aller Vertragsunterlagen
• Kommunikation mit externen Dienstleistern und internen Stellen zu Vertragsfragen

✅ Bau- & Projektmanagement für öffentliche Bauvorhaben

• Unterstützung bei der Planung und Koordination öffentlicher Bauprojekte
• Schnittstellenmanagement zwischen Bauunternehmen, Planern und Behörden
• Erstellung und Pflege von Projektterminplänen und Fortschrittsberichten
• Überwachung von Kosten, Terminen und Qualitäten im Bauprozess
• Dokumentation von Bauabläufen und Erstellung von Baustellenprotokollen
• Erstellung von Ausschreibungen für Bauleistungen und Fachplanungen
• Überprüfung und Bearbeitung von Abrechnungen und Nachträgen

✅ Finanz- & Rechnungsmanagement

• Erstellung und Prüfung von Kostenübersichten und Budgetplänen

• Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen nach Prüfung der erbrachten Leistungen

• Nachverfolgung von Zahlungen und Bearbeitung von Fördermitteln

• Erstellung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen für Projekte

• Erstellung von Finanz- und Vergabedokumentationen für interne und externe Prüfstellen

5. Dokumentation & Archivierung

• Erstellung, Verwaltung und digitale Ablage sämtlicher Vergabe- und Vertragsunterlagen

• Dokumentation und Nachverfolgung von Projekten, Bauleistungen und Abnahmen

• Strukturierte Archivierung von Protokollen, Berichten und Verträgen

• Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Dokumentations- und Archivierungspflichten

6. Stammdatenmanagement & Datenerfassung

• Erfassung und Pflege von Lieferanten- und Auftragnehmerdaten

• Erstellung und Verwaltung von Vergabe- und Vertragsstammdaten

• Digitale Verwaltung und Strukturierung von Vergabeakten

• Erstellung von Statistiken und Auswertungen zur Optimierung von Vergabeprozessen

7. Kommunikation & Verwaltungskoordination

• Kommunikation mit Unternehmen, Behörden und internen Fachbereichen

• Erstellung und Bearbeitung von öffentlichen Bekanntmachungen und Vergabebekanntmachungen

• Koordination von Vergabeterminen, Abgabefristen und Submissionen

• Organisation und Protokollierung von Vergabebesprechungen

• Unterstützung bei der Vorbereitung politischer Beschlussvorlagen

8. Qualitätsmanagement & Compliance

• Sicherstellung der Einhaltung öffentlicher Vergaberichtlinien und Gesetze

• Überprüfung von Bieterangaben und Referenzen zur Qualitätssicherung

• Erstellung von Verfahrensanweisungen zur Standardisierung der Vergabeprozesse

• Prüfung von Vertragsbedingungen auf Rechtskonformität

• Erstellung und Pflege von internen Leitfäden für Vergabe- und Beschaffungsprozesse

9. Fördermittel- & Zuschussmanagement

• Identifikation und Beantragung relevanter Fördermittel für Bauprojekte

• Kommunikation mit Fördermittelgebern und zuständigen Behörden

• Erstellung von Verwendungsnachweisen und Fördermittelabrechnungen

• Überwachung von Fristen und Einhaltung der Fördermittelrichtlinien

10. Präsentationen & Berichterstellung

• Erstellung von Präsentationen und Berichten für politische Gremien und Verwaltungsstellen

• Dokumentation des Projektfortschritts für interne und externe Stakeholder

• Erstellung von Vergabe- und Projektberichten für übergeordnete Behörden

• Visualisierung von Vergabe- und Ausschreibungsprozessen für interne Schulungen

11. Bürgertelefon & Bürgerkommunikation

• Betreuung des Bürgertelefons und Annahme von Anfragen und Anliegen

• Erteilung von Auskünften zu Verwaltungsabläufen, Anträgen und Dienstleistungen

• Weiterleitung von Bürgeranliegen an zuständige Fachabteilungen

• Dokumentation und Nachverfolgung von Bürgeranfragen

• Unterstützung bei der Erstellung und Pflege von Bürgerinformationsmaterialien

✅ Angebots- und Rechnungsmanagement

• Erstellung und Verwaltung von Angeboten
• Rechnungsstellung sowie Mahnwesen
• Übersicht und Nachverfolgung aller Zahlungseingänge

✅ Büro- und Verwaltungsservice

• Strukturierte Terminplanung und Kundenbetreuung
• Telefonservice: Freundliche Annahme von Kundenanfragen in Ihrem Namen
• Organisation von Material- und Dienstleistungsbestellungen

✅ Organisation & Koordination
• Projekt- und Einsatzplanung Ihrer Mitarbeiter
• Abstimmung mit Subunternehmern und Lieferanten
• Fristenkontrolle, damit Sie keine Termine verpassen

✅ Finanz- und Buchhaltungsunterstützung
• Vorbereitung der Buchhaltung für den Steuerberater
• Lohn- und Gehaltsabrechnung (in Zusammenarbeit mit Ihrem Lohnbüro)
• Digitale Ablage und Belegerfassung

• Spezialisiertes Team: Wir kennen die Anforderungen im Handwerk und richten uns flexibel nach Ihren Bedürfnissen.
• Zeit- und Kostenersparnis: Sie sparen Personal- und Overheadkosten und nutzen unsere Leistungen nur dann, wenn Sie sie brauchen.
• Fokus auf Ihr Kerngeschäft: Weniger Büroarbeit – mehr Zeit für Ihre Kunden und Projekte.
• Zuverlässigkeit & Professionalität: Wir arbeiten diskret, professionell und halten Ihnen den Rücken frei.
• Vor Ort oder Remote: Persönlicher Einsatz in Gummersbach & Umgebung oder digital bundesweit – je nachdem, was für Sie am besten passt.

„Dank der Beratung von BüroRettung haben wir unsere Effizienz deutlich gesteigert.“
– Max Mustermann, CEO Mustermann GmbH

„Schnell, zuverlässig und absolut empfehlenswert! BüroRettung hat uns geholfen, unsere Büroprozesse zu digitalisieren.“
– Lisa Schmidt, Kanzleiinhaberin

„Exzellenter Service! Wir haben nun viel mehr Zeit für unser Kerngeschäft, weil das Team von BüroRettung unsere administrativen Aufgaben übernimmt.“
– Thomas Bauer, Notar