Baugewerbe, Ingenieurbüros & Architekten

✅ Baustellenorganisation & Dokumentation

• Organisation und Verwawltung vor Ort auf der Baustelle
• Kommunikation und Koordination zwischen Bauleitung, Auftraggebern und Nachunternehmern
• Datenpflege, Materialbestellungen und Terminüberwachungen
• Unterstützung bei der Umsetzung von Arbeitsschutz- und Qualitätsstandards
• Dokumentation des Baufortschritts (schriftlich und ggfs. mit Fotodokumentation)
• Erstellung und Pflege von Statusberichten zum Bauablauf
• Unterstützung der Bauleitung bei administrativen Aufgaben
• Zusammenstellung und Verwaltung von Bauakten und Projektunterlagen

✅ Baustellenmitarbeiterüberwachung & Zutrittskontrolle 

• Dokumentation der anwesenden Firmen und Mitarbeiter auf der Baustelle
• Erstellung und Verwaltung von Zutrittskontrolllisten
• Überprüfung von Nachweisen wie Sicherheitsunterweisungen und Zertifikaten
• Erstellung und Pflege von Mitarbeiter- und Nachunternehmerübersichten

✅ Baustellenprotokolle & Berichterstattung 

• Anfertigung von Baustellenprotokollen
• Mitschrift und Dokumentation von Bauabläufen, Mängeln und Besonderheiten
• Erstellung und Verwaltung von Besprechungsprotokollen
• Verteilung und Nachverfolgung offener Punkte aus Besprechungen

✅ Ausschreibungsverfahren & Vergabemanagement 

• Durchführung und Koordination von Ausschreibungsverfahren (öffentlich / EU)
• Zusammenstellung der Vergabeunterlagen gem. VOB/B, VOL/A, UVgO
• Prüfung und Vergleich von Angaboten nach wirtschaftlichen Kriterien
• Kommunikation mit Auftraggebern, Bietern und Vergabestellen
• Vorbereitung und Erstellung von Verträgen und Nachträgen
• Nachverfolgung von Fristen. und Dokumentation der Vergabeprozesse

✅ Präqualifizierungsmanagement & Zertifizierungsservice

• Präqualifikation für Bauunternehmen (Einholung von Referenzen, Dokumentenmanagent, Einreichung bei PQ-Stellen)
• Nachweis und Referenzmanangement (Zusammenstellung und Prüfung erforderlicher Unterlagen)
• Kommunikation mit Zertifizierungsstellen, Behörden und Auftraggebern
• Überwachung von Fristen und Aktualisierung der PQ-Dokumente
• Qualitätskontrolle und Dokumentation der Nachweise
• Datenmanagement und Analyse zur Optimierung des PQ-Prozesses

✅ Einkauf und Materialmanagement 

• Anfragen, Bestellungen und Beschaffung von Baumaterialien und Dienstleistungen
• Lieferantenrecherche und Preisvergleiche zur Kostenoptimierung
• Vertragsverhandlungen mit Lieferanten und Nachunternehmern
• Überwachung von Lieferterminen und Sicherstellung der Materialverfügbarkeit
• Rechnungsprüfung und Dokumentation der Bestellvorgänge

✅ Revisionsdokumentation & Abschlussdokumentation

• Zusammenstellung der Revisionsunterlagen nach Bauabschluss oder Teilfertigstellung
• Dokumentation von Prüf- und Abnahmeprotokollen
• Erstellung von Bestandsunterlagen und technischen Dokumentationen
• Koordination der Übergabe der Revisionsunterlagen an den Auftraggeber
• Archivierung und digitale Verwaltung von Abschlussdokumenten

✅ Präsentationen & Berichterstattung 

• Erstellung von Baustellenpräsentationen (z. B. für Meetings, Bauherren, Auftraggeber)
• Präsentationserstellung für interne und externe Zwecke

✅ Sekretariatsarbeiten & techn./kfm. Assistenz

• Terminkoordination und Büroorganisation
• Erstellung und Bearbeitung von Verträgen, Rechnungen und Dokumenten
• Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Partnern
• Projektplanung und -verfolgung
• Unterstützung bei der Verwaltung von Planungs- und Ingenieurbüros
• Zusammenstellung und Verwaltung von Genehmigungsunterlagen
• Erstellung und Pflege von Projektterminplänen und Ressourcenlisten

✅ Stammdatenmanagement & Datenerfassung

• Erfassung, Pflege und Aktualisierung von Stammdaten (z. B. Lieferanten, Nachunternehmer, Materialien)
• Verwaltung und Strukturierung von digitalen und physischen Datenbeständen
• Sicherstellung der Datenkonsistenz und -qualität in internen Systemen
• Aufbereitung und Analyse von Daten zur Prozessoptimierung

✅ Dokumentation & Archivierung

• Erstellung, Verwaltung und digitale Ablage sämtlicher projektrelevanter Unterlagen
• Dokumentation und Nachverfolgung von Bauprozessen, Verträgen und Abnahmen
• Archivierung und strukturierte Verwaltung von internen und externen Dokumenten
• Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentations- und Archivierungsvorschriften

• Spezialisiertes Team: Wir kennen die Anforderungen im Handwerk und richten uns flexibel nach Ihren Bedürfnissen.
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– Max Mustermann, CEO Mustermann GmbH

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– Lisa Schmidt, Kanzleiinhaberin

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